英語で電話対応1

電話越しだと、日本語でも聞き間違いがあったり、コミュニケーションが取りづらかったりしますね。でも、大丈夫です。ポイントは、誰から、誰に、どのような要件で、何を伝えたら良いかをつかむことです。
担当者の名前を聞き出すフレーズ
英語の電話を受けて大事なことは、誰から誰宛のどんな要件でこの後どうしたらよいかということを把握することです。先方から電話があった場合、用事があって電話をしてきたのですから、その意図が分からないとこまりますよね。ですから、誰宛の電話なのか聞きましょう。
Who do / would you want to talk / speak to? (誰と話したいですか。)
こちらの会社名や名前を伝えた後に、先方の会社名、名前、そして誰と話したいかを言ってくることが多いのです。そうした場合は、話したい相手に電話を繋いであげましょう。そんな時に使えるフレーズがあります。
Let me transfer your call to ○○? (○○さんに電話を転送します。)
担当者が不在の時の電話対応
○○さんが電話に出てくれれば、それで英語での電話対応完了ですが、不在の場合はどう伝えましょう。
I am sorry. ○○ is not available right now. (すみません。○○は今、電話に出ることができません。)
こんな場合は、先方の名前、電話番号だけはしっかり聞いておきましょう。
May I have you name and phone number? (お名前と連絡先電話番号をお伺いできますか。)
I will have ○○ call you back. (○○から折り返し電話するよう伝えます。)
文中のhave ○○call you backは、○○さんに折り返し電話してもらうという意味です。Have +人+動詞の原型で人に何々してもらう(させる)になります。先方の名前と電話だけしっかりと聞いて置けば、要件があまり把握できなくても一安心です。ですが、どのような要件か聞けたら完璧です。

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